Rigspolitiet vinder IntranetPrisen 2018

Igen i år var det to stærke intranet med hver deres respektive styrker, der endte i finalen om IntranetPrisen. Rigspolitiet trak det lange strå i forhold til Kræftens Bekæmpelse, fordi resultaterne af såvel benchmark- som brugerundersøgelsen gav førstnævnte et utvetydigt forspring.

 

 

Fællesnævnerne for de to finalister er, at begges intranet blev lanceret i 2017, begge kender værdien af brugerorientering og -inddragelse, og begge er bygget på Wizdom. Med en score på henholdsvis 52% og 46% i IntraTeams benchmarkundersøgelser scorer de to intranet langt over gennemsnittet på 22%.  Rigspolitiet udmærker sig ved at have rigtig godt styr på navigation, søgning og analytics; elementer som alle bliver prioriteret og vægtet højt i benchmarken. Det er til gengæld endnu ikke helt så moderne som Kræftens Bekæmpelses intranet, der ligger i skyen med mobil adgang, og som benytter sig mere af interne sociale medier.

 

Om vinderen: POLintra

 

 

Det er tydeligt, at ledelsen hos Rigspolitiet bakker helt og fuldt op om intranettet, som skal understøtte det daglige arbejde og den strategiske retning samt bidrage til videndeling. Deres første prioritet er, at intranettet fungerer som én fælles kommunikationsplatform for hele politiet og et effektivt værktøj til både individuelt arbejde og samarbejde. Der er dialogfora i samarbejdsrum, men det sociale kommer i anden række i forhold til at få det faglige indhold på plads. Det skal være nemt og hurtigt at finde relevant og opdateret information, hvilket er underbygget af en ambitiøs strategi og komplet governance.

Opgaven er særligt kompleks hos politiet på grund af mange it-sikkerhedsrestriktioner – pc’ere og servere må fx ikke tilgå internettet. Derfor et det vigtigt med et stærkt team. i kernegruppen er der derfor forretningsforståelse, kommunikationskompetencer, SharePoint-kundskaber, it-viden og et fælles fokus på fremdrift og eksekvering. Det bliver understøttet af et forgrenet redaktørnetværk i alle politikredse og en stærk styregruppe.

Intranetansvarlig Cecilie Rask er gået til implementeringsopgaven med krum hals og forståelse for, at det kræver et langt, sejt træk at levere et intranet til 15.000 medarbejdere fordelt på 14 politikredse:

”Et intranet er et organisk værktøj, der løbende skal udvikle sig, så det understøtter forretningens behov.  Jeg prioriterer at komme rundt i landet og besøge de forskellige politikredse jævnligt. Spotter jeg via fx søgerapporter eller brugerundersøgelser, at noget halter, er det vigtigt for mig at finde ud af, hvad problemet egentlig er, og hvordan vi hurtigt får det løst”, siger Cecilie.

 

Opbygning

Det står klart, at der er tænkt over og løbende bliver arbejdet med optimering af navigation og indhold på intranettet.

I politiet er der både nationale og lokale retningslinjer, der kan variere fra kreds til kreds.  Derfor er nøglen på POLintra en opsætning, der sikrer, at den enkelte medarbejder altid ser det mest relevante indhold. Alle sider viser dels fælles indhold og dels indhold, der er målrettet medarbejdere fra den enkelte politikreds eller forretningsområde. Det er også muligt at se indhold fra andre politikredse, hvilket er relevant, idet en betjent ofte er udlånt til en anden kreds fx til grænsekontrol, bandekrig eller specifikke projekter.

Tværgående og kredsspecifikke samarbejdsrum bliver i stigende grad benyttet; nogle er åbne for alle og andre for udvalgte personer eller grupper. En meget benyttet side er ”Kriminalteknik” med blandt andet vejledninger, action cards og instruktionsvideoer. Det kan omhandle bestilling af dna-prøve eller sikring af et spor.

 

 

Med Cecilies ord er der ”fantastiske termbanker på intranettet”.  Som en del af projektet er der implementeret syv nye fælles dokumenttyper, der afløser mere end 50 tidligere dokumenttyper.  Alle dokumenter og sider tagges bl.a. med dokumenttype og emner. Det sikrer både en god søgning, men giver også mulighed for at vise indhold i andre end traditionelle strukturer.

Sådan scorede de to finalister i IntraTeams benchmarkundersøgelse:

 

 

Brugerundersøgelsen blev gennemført med assistance fra og tak til Intra2. Her vinder Rigspolitiet med et forspring på 6%. Brugerundersøgelsen har givet begge organisationer gode input til forbedringer.

 

IntraTeam ønsker Rigspolitiet stort tillykke med IntranetPrisen 2018.

PowerPoint præsentation fra Rigspolitiet

En lille hilsen fra nummer to

 

Forløbet

Konkurrencen om IntranetPrisen er åben, og alle er derfor velkomne til at stille op.

De tilmeldte besvarer vores benchmarkundersøgelse, som måler udnyttelsen i forhold til potentialet på den intranettet/digitale arbejdsplads. De bedste går videre i konkurrencen, og deres medarbejdere udfylder en lynhurtig brugerundersøgelse. Herefter besøger vi den bedste og følger op på, om alt er som beskrevet.

 


Tidligere års vindere af IntranetPrisen:

2017: FOA

2016: Realdania

2015: Udenrigsministeriet

2014: Tivoli

2013: Grontmij

2012: Hjørring Kommune

2011: Danske Bank

2010: Chr. Hansen

2009: Udenrigsministeriet

2008: Novo Nordisk

2007: SimCorp

2006: TDC

2005: Jyske Bank

 


Undersøgelsen om brugen af intranet og digitale arbejdspladser

Vi har undersøgt brugen af intranet og digitale arbejdspladser siden 2001. Parallelt med undersøgelserne har vi undersøgt brugen af SharePoint og benchmarked intranet, siden Jyske Bank som den første vandt IntranetPrisen i 2005. Alle disse er nu samlet i én kombineret undersøgelse og benchmark.

I skrivende stund har 64 danske og 16 udenlandske virksomheder, 45 danske kommuner, 8 uddannelsesinstitutioner og 7 andre offentlige organisationer deltaget i undersøgelsen, og 73 af disse har også fået benchmarket deres intranet. De deltagende organisationer får detaljerede svar på de vigtigste af de 106 spørgsmål i undersøgelsen, og hvis de har svaret på benchmarkspørgsmålene, får de også en status på deres placering i forhold til de bedste i hver kategori:

 

Hvis du vil vide, hvordan din organisation klarer sig, kontakt gerne AW@IntraTeam.dk eller Kurt@IntraTeam.dk. Vi deler kun din besvarelse med dig.

Vi kan nu lave statistik for følgende brancher:

Manufacturing (16), Consulting (9), Financial (11), Education (8), Other governmental (7), Municipalities (45), Construction (3), Energy (2), Engineering (2), IT (4), Logistics (4), Nonprofit (5),

og forventer på sigt at kunne give dig statistik på, hvad følgende brancher har til fælles:

BioTech (1), Healthcare (3), Trading (2), Pharmaceuticals (2), Retail (1), Trade union (2), Transport public (2)

Vi kan også lave statistikker på internationale organisationer (63), organisationer med mere end 5.000 ansatte (52) eller noget andet, der passer til din organisation.

 

Udsagn fra nogle af dem, der lod sig benchmarke:

“Undersøgelsen kommer virkelig hele vejen rundt i at vurdere virksomhedens intranet og giver en god basis for dialog om fremtiden. En positiv sidegevinst er at få aha-oplevelser og ideer til intranettet alene ved nogle af spørgsmålene – fx når der spørges til en konkret feature eller en disciplin, som man måske har overset i et stykke tid. Det tog 45-50 minutter at udfylde spørgeskemaet.”

Lars Thostrup, Chief business analyst, Danske Bank (Vinder af IntranetPrisen 2011)

 

”Vi brugte IntraTeams benchmark med flere hundrede spørgsmål for at se vores ’baseline’, da vi stod foran opgradering af et eksisterende intranet. Spørgsmålene er særdeles relevante. Vi lå markant lavere end sammenlignelige virksomheder – det gjorde indtryk på topledelsen. Godt udgangspunkt.

Nu har vi foretaget en opfølgende IntraTeam benchmark-måling, som viser, at vi har foretaget et kvantespring siden baseline-målingen med etableringen af hele den digitale arbejdsplads (Office365, SharePoint Cloud, Skype for Business, OneDrive, Yammer). Denne måling vil vi benytte som ’løftestang’ i de kommende udviklingsfaser med ny business case og budgetforhandlinger med ledelsen til videre konsolidering af PANDORA Global Digital Workspace som en forretningsunderstøttende digital platform.”

Morten Dal, Global Intranet Manager, PANDORA A/S

 

“Vi har fået stor indsigt og meget gavn af at indgå i benchmark-sammenligninger med andre intranet. IntraTeam anvender en grundig og systematisk metode, som kommer godt rundt i forskellige tematikker og som afspejler forskellige interessenters forskellige behov.”

Christian Skjæran, Intranet Manager, Chr. Hansen A/S (Vinder af IntranetPrisen 2010)

 

“Bare det at få spørgsmålene serveret har vist mig, hvor vi bør satse”

Hans-Henrik Sørensen, IT-seniorsystemkonsulent, MT Højgaard A/S

 

”Det var interessant at besvare benchmarket og forholde sig til de mange spørgsmål.”

Charlotte Scheller, Kommunikationskonsulent, Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen

 

“The IntraTeam Self Assessment Benchmark has a lot of very valuable and detailed questions. The assessment result gives you an insight into how your organization exploits the potential of a Digital Workplace.”

Thomas Maeder, Senior Digital Experience Manager, Swisscom

Skriv et svar

Har du spørgsmål?

Ring eller send os en mail

Bliv en del af vores online community