Udenrigsministeriet og COWI lå forrest i kapløbet om IntranetPrisen 2009. I vores benchmarking af de to finalister endte begge på ca. 78 point ud af 100.

Rolf Molich fra DialogDesign havde brugervenlighedstestet begge intranet med fem medarbejdere fra hver organisation. Det viste en fordel til Udenrigsministeriet.

Herefter fik de to finalister hver 20 minutter til at præsentere deres intranet, og deltagerne i IntraTeam Event stemte med blå og orange stykker papir. Udenrigsministeriet var en klar vinder.

Ledelsesopbakning

Begge intranet har et formål, der underbygger forretningsstrategien. Ledelsesopbakningen er til stede med opbakning og budgetter.

Manglende dialog

Ingen af de to finalister har en “Spørg ledelsen”-funktion.

Bruger statistik aktivt

Begge finalister bruger statistik til at følge op på og forbedre deres intranet.

Fremtidsplaner

COWI skal konsolidere intranettet i Danmark og Norge og udrulle intranettet til fjerne destinationer. Udenrigsministeriet arbejder videre med fortsat integration af øvrige IT systemer, E-blanketter, find expert, digitale MUS-samtaler, video, dynamisk organigram, mobil adgang, optimere søgning samt fjernundervisning.

Samarbejde og videndeling

COWI har en kompetencedatabase, men ingen af finalisternes medarbejdere kan se en medarbejders kalender direkte, når der er søgt på en kompetence. COWI har via Communicator en funktion, der gør, at andre medarbejdere kan se om den søgte medarbejder er on-line. Ingen af de to har et dynamisk organisationsdiagram eller lokalevejviser.

Debat, blogging og wikier

COWI har en moderator på deres debatforum. Begge blogger i en vis grad og Udenrigsministeriet bruger lidt wikis.

Workflow

Udenrigsministeriet bruger workflow til de mange årlige flytninger. Hver fjerde medarbejder skifter job hvert år, og det styres af intranettet.

Integration til andre systemer

Medarbejdere kan i begge finalisters intranet linke til andre systemer og se deres resterende feriedage.

Struktur

Udenrigsministeriet bruger rollepersonalisering at samle informationer om at rejse, flytte og starte som ny medarbejder. COWI har en fuldt udbygget segmentering og personalisering.

Brugervenlighed

COWI inddrager en redaktionskreds på 25 redaktører i den løbende forbedring af intranettet. Udenrigsministeriet bruger statistik på søgninger til løbende at forbedre søgningen og finde ”Best bets” til søgningen. COWI har lidt problemer med svartiden. Udenrigsministeriet har sprogopdelt deres søgning, så man kun søger på det sprog, man ønsker resultater fra.

Kommunikationspolitik

Udenrigsministeriet har en politik for, hvad de kommunikerer på de enkelte medier. Udenrigsministeriet har fælles redaktionsmøder mellem personaleblad og intranet for at koordinere deres kommunikation. COWI har en sektion på deres intranet til fødselsdage og jubilæer.

Billeder

COWI har mere luft og bruger flere billeder end Udenrigsministeriet. Lidt under halvdelen af COWIs nyheder er illustreret med billeder.

RSS

Udenrigsministeriet bruger RSS til nyheder fra Ritzau.

Redaktion

COWI har en Portal Governance Committee med repræsentanter fra Executive Board. Udenrigsministeriet sender en mail til de redaktører, der har indhold, der ikke er opdateret i seks måneder. Der er en kultur i Udenrigsministeriet, der gør at det også virker. Udenrigsministeriet inspirerer andre redaktører ved at vise andres gode eksempler.

Udenrigsministeriet og deres intranet Mere end 2400 ansatte 125 lokationer 88 lande MOSS 2007 4300 danske sider 400 engelske

COWI A/S og deres intranet 3200 ansatte 7 lande MOSS 2007 (intranet og hjemmeside) 10.800 sider