Hos Udenrigsministeriet hænger diplomet fra 2009 synligt til skue for alle besøgende i mødeområdet. Nu kan trofæjægerne tilføje endnu et intranetdiplom som bevis på, at de ikke har ligget på den lade side de seneste seks år.

Det vindende intranet udmærker sig ved at være meget specialiseret med indhold, der er målrettet og tilpasset den enkelte medarbejder. Ledelsesopbakning er helt centralt, og der ligger mange års velforberedt og seriøst arbejde bag succesen. Det afspejler sig også i, at Udenrigsministeriet generelt får en høj score på alle parametre i IntraTeams intranet benchmarkundersøgelse.

Det er dog særligt udviklingen og anvendelsen af workflows, der springer i øjnene. Der hersker ingen tvivl om, at de har spillet en betydelig rolle for professionaliseringen og effektiviseringen af arbejdsgangene i ministeriet. Eksemplerne spænder fra kursusadministration over godkendelse af kvartalsregnskaber til styring af den årlige flytning af en tredjedel af personalet på ambassaderner rundt om i hele verden.

Udnyttelsen af SharePoints MySite ligger i den ambitiøse ende og er endnu et eksempel på den intense brugerfokus, der er i højsædet. ”Det er vigtigt at rejse sig fra sin plads og besøge folk lokalt så ofte som muligt. Det giver os en sikkerhed for, hvordan kollegerne arbejder og oplever intranettet, og det giver dem en følelse af, at vi tager deres emner alvorligt og gerne ser det fra deres synspunkt”, siger intranetansvarlig Bernhard Nordentoft fra Udenrigsministeriet og tilføjer ”Besøg hellere folk en gang for meget end en gang for lidt; også selvom det er nabokontoret”.

Søgning opgraderes

For Bernhard Nordentoft kommer det ikke som nogen overraskelse, at brugerne ikke er udelt tilfredse med søgningen, som det fremgår af brugerundersøgelsen nedenfor.

Derfor blev der for nyligt gennemført initiativer til forbedring af søgningen, men der ligger en kommunikationsopgave i at vise – og overbevise – brugerne om, at det er blevet lettere at finde indholdet.

Udenrigsministeriet anvender SharePoint 2013 til søgning og oplever, at det fungerer bedre end diverse tilkøb af søgemaskiner. Kort fortalt består søgescopet nu kun af sider og dokumenter. Dermed bliver der præsenteret langt færre søgeresultater end tidligere. Brugerne kan udfylde en formular, hvis de ikke finder det, de søger.

Efter installation af SharePoint 2013 er det ikke længere nødvendigt at lægge så mange best bets ind. SharePoint præsenterer nu langt bedre resultater selv.

Der er installeret suggestions eller type-ahead i søgeboksen:

IntraTeams undersøgelser

Udenrigsministeriet får en flot score på alle parametre i benchmarkundersøgelsen.

Resultat af IntraTeams brugerundersøgelse:

IntraTeam ønsker Udenrigsministeriet stort til lykke med IntranetPrisen 2015.