Kan I forbedre det gamle?

Har I i forvejen et intranet, så kan det måske lappes. Mange gange kan I forbedre det eksisterende intranet uden nyt system.

Vi vil indledningsvist foretage en lynhurtig brugerundersøgelse, for at finde ud af, hvad kollegerne synes om det eksisterende intranet, og hvor manglerne er .

Der er ingen grund til at købe et nyt intranetsystem, hvis I blot skal ændre den nuværende  struktur, forbedre søgefunktionen eller rydde lidt op.

Flere i vores netværksgrupper har været forundret over, hvordan Tetra Pak ændrede strukturen og ryddede op på deres eksisterende intranet, så medarbejderne kunne finde det de ledte efter og gennemføre de opgaver, som de ønsker hurtigt og korrekt .

Tetra Pak gjorde dette uden køb af nyt system.

Strategi og mål for intranet

Hvis det viser sig, at I har behov for et helt nyt intranetsystem, anbefaler vi, at I starter med at udarbejde en strategi og et mål for jeres nye intranet. Hvis strategien og målet appellerer til jeres ledelse, er det nemmere at få opbakning og penge til formålet.

Målgrupper

Når strategien og målet er klar,  skal I finde tre og maksimalt fem målgrupper for jeres nye intranet.

Find behovene og opgaverne

Med udgangspunkt i målgrupperne skal I finde ud af, hvordan I kan hjælpe jeres kolleger med hurtigt at finde den information, som de skal bruge, så de kan udføre deres opgaver mere effektivt. Vi anbefaler, at I går ud og ser, hvad jeres kolleger arbejder med. Ikke kun, hvad de bruger intranettet til pt., da der kan være mange opgaver, som intranettet ikke Kollegerne har meget sjældent begreb om , hvad en digital arbejdsplads kan gøre for dem. Derfor er det vigtigt, at du ser, hvad de arbejder med, hvilke informationer og værktøjer de bruger, og hvilken information de videregiver.

Du samler så en bruttoliste med alle opgaverne og informationerne i.

Grovsortér opgaverne

Inden du beder dine kolleger om at prioritere opgaverne,  skal du have fjernet dubletter og de opgaver, som ikke egner sig til den digitale arbejdsplads.

Prioritering

Når opgaverne er grovsorteret, skal du have dine kolleger til at prioritere opgaverne. Formålet er  at finde de opgaver, som kollegerne værdsætter mest og som passer til strategien og målet.

Herfra fokuserer du kun på de opgaver.

Find topnavigationen

Du forbereder en kortsortering med de 30-40 højest prioriterede opgaver. Du kan printe kort eller bruge et elektronisk værktøj til at sortere kortene med. Du beder et antal af dine kolleger om at sortere kortene i bunker, som de mener, at de hører sammen. Herefter beder du dem om at finde en dækkende titel for hver bunke, og du har nu din topnavigation.

Test din topmenu

Hvis du ikke tester din navigation baseret på dine kollegers højest prioriterede arbejdsopgaver på intranettet,  risikerer du, at alt dit arbejde er spildt. Derfor anbefaler vi, at du tester din navigation for at se om dine kolleger kan finde de 30-40 arbejdsopgaver, som de har prioriteret højest.

Design wireframes

Baseret på kollegernes topnavigation designer du nu en wireframe for forsiden og hver af de 7-10 undersider, som du har fundet. En wireframe er en skitse over, hvordan du ønsker at præsentere indholdet på dit intranet. Vi anbefaler igen, at du tester navigationen i disse wireframes, inden du giver dem til en systemleverandør eller din IT-afdeling.

Kravspecifikation til nyt system

Med udgangspunkt i de for dine kolleger 30-40 vigtigste opgaver og wireframes/skitser, har du nu et godt udgangspunkt til at lave en kravspecifikation til din IT-afdeling eller leverandør.

Mere om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Skal vi hjælpe dig med en holdbar menustruktur på dit intranet?

Flere artikler om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Jeg hører meget gerne dine kommentarer til denne artikel enten som en kommentar for neden eller en mail direkte til mig på Kurt@IntraTeam.dk