Unoder på intranettet nyhedsbrev-min (1) den her

Unoder på intranettet

Af Anette Wittenberg, IntraTeam.

Fællesnævneren for unoder på intranettet er tilstedeværelsen af ”afsenderorientering” frem for ”modtagerorientering”. Afsenderorientering er stadig udbredt på mange intranet. Overordnet kan det vidne om lunken ledelsesopbakning til intranettet og dermed knappe ressourcer, men forklaringen kan også ligge hos de indholdsansvarlige.

Uanset grunden har den manglende modtagerorientering forskellige uhensigtsmæssige konsekvenser. Et eksempel er ringe kendskab til vigtigheden af at sætte brugeren i fokus. Et andet er fraværet af opgavens prioritet, hvilket kommer til udtryk gennem fx intet redaktørnetværk, ingen adgang til træning, kurser og netværk eller indholdsleverandører, som fokuserer på andre og mere presserende eller spændende arbejdsopgaver.

Heldigvis er flere frugter lavthængende, og intranetorganisationen eller -personen kan med relativt få og enkle tiltag mærkbart forbedre brugeroplevelsen på intranettet og bidrage til effektiv opgaveløsning.

Det er tilstræbt at gøre rådene praktisk anvendelige og fungere som en hurtig checkliste. Værdien og effekten af rådene vil naturligvis variere afhængig af hver enkelt organisations niveau og ambitioner. Det sagt, har de fleste nok ikke ren samvittighed over hele linien.

Du får i denne artikel løbende råd til, hvordan du med relativt få og enkle greb kan optimere indholdet på intranettet.

Unode nr. 1: PDF’ere på intranettet er det nemmeste

Kort sagt hører langt størstedelen af PDF’ere kun hjemme på et intranet, hvis nogen skal printe dem. Formatet er ikke egnet til webben og slet ikke på mobilen.

Mulige forbedringer: Få et overblik over alle PDF’erne på intranettet. Fjern irrelevante og behold kun de nødvendige af hensyn til print og eventuelt særlige formål. Overfør PDF-indholdet til en webside eller flere afhængig af mængden. Overvej samme øvelse i forhold til andre dokumenttyper som fx Word og PowerPoint.

Inspiration:

Unode nr. 2“Velkommen til…” 

Det er en venlig gestus, men er det egentlig nødvendigt at byde brugerne velkommen overalt på et nyt intranet? Det giver i hvert fald næppe mening stadig at byde velkommen tre år – eller flere – efter lancering. Velkommen til er ofte efterfulgt af en lang og afsenderorienteret tekst. Det er unødvendigt og optager plads, der kunne være bedre anvendt.

På flere intranetsider kan der i samme boldgade ligge ældre og uprioriteret indhold øverst, som med fordel kan erstattes af målrettet information og via links give hurtig adgang til værdifuld og relevant information. Det kan derfor være en nyttig øvelse at luge ud på intranetsiderne for overflødigt eller direkte misvisende fyld.

Mulige forbedringer: Slet velkommen-teksterne og andre af samme art og erstat med konkret indhold af værdi for brugerne. Overvej i samme ombæring, om unødvendige velkomstbilleder og grafik tilføjer egentlig værdi.

Erstat lange, generelle og statiske tekster med information og links af reel værdi og placer dem øverst på siden. Undgå at sende brugerne på skattejagt (medmindre det er en konkurrence) og lad ikke brugerne scrolle ned efter indhold, de ofte skal tilgå.

Unode nr. 3Sløsede linktekster 

Der er flere af slagsen, men den overordnede misere er linktekster uden fært. Dem er der – stadig – mange af rundt omkring. Er ”klik her”, ”læs mere”, ”pdf nr. 3637717, version 7” udryddet på jeres intranet? Arbejder I med at navngive jeres links, så brugerne ved, hvad de får, når de klikker? Ordlyden af links er ultra-vigtig men ofte ikke genstand for den opmærksomhed, som de kræver og fortjener. 

Er links placeret, så de fremhæver og ikke forstyrrer i teksten? Er der for mange links i vilkårlig (u)orden, så det bliver for forvirrende? 

Er links ensartede ift. både tekst og design, og skifter de farve efter klik?  

Checker I regelmæssigt for døde links? 

Mulige forbedringer: Udarbejd en link-politik for tekst og design og sørg for, at den bliver efterlevet. Find inspiration i forhold til at benytte ord, der afgiver fært i søgestatistikker: 

  • Hvilke ord søger brugerne på?  
  • Via tracking af navigationsmønstre – er der særligt populære sider eller typiske exit-sider? 
  • Hvilke ord bruges i daglig tale – er interne begreber og udtryk en fast del af brugernes ordbrug? 

Inspiration:  

Unode nr. 4: Intranetforsiden er dækket til med nyheder

Er intranetforsiden en avis fuld af nyheder, som ingen læser? Nyheder er uden tvivl vigtige på et intranet men sikr jer, at de bliver læst og berettiger den høje eksponering. Juster ellers på placering, mængde, indhold og målretning. Ofte optager – i brugernes øjne – overflødige nyheder forsideplads, som kunne være bedre anvendt til nem og hurtig adgang til fx at skabe overblik over fagområde, følge statusmeldinger og/eller til at udføre arbejdsopgaver. Eller de vil hellere have deres Yammer-feed end nyheder.

Mulige forbedringer: Prioriter forsideindholdet baseret på jeres intranetstrategi,  governance og brugernes behov – og ikke på, om kommunikation eller IT er intranetansvarlige –  og udarbejd en forsidepolitik.

Inspiration:

Unode nr. 5Ingen brugerkontakt 

Vi bygger et nyt intranet uden at involvere brugerne, for dem kender vi”. Det er ikke godt nok kun at lukke udvalgte afdelingsrepræsentanter på tværs af organisationen inde i et mødelokale i tre dage og lade dem afgøre menustruktur og indhold. Brugerinvolvering er essentielt for intranettets succes. Det angår både drift og udvikling.  

Mange involverer i dag brugerne i opstartsfasen af et nyt intranet eller ved udvalgte relanceringer og nyt indhold. Nogle gennemfører brugertests i forløbet, og nogle fortsætter hermed efter ibrugtagning. Men mange får det ikke gjort regelmæssigt 

Mulige forbedringer: Lær jeres brugere at kende:  

Følg dem på deres arbejdsdag. Gennemfør interviews. Etabler et brugerpanel. Muliggør feedback overalt på intranettet. Deltag på afdelingsmøder og introduktionsforløb. Afhold ”intranet-cafe” el. lign. off– eller online.  

Benyt jer af brugerundersøgelser – test, test og test igen; nogle gange i sagens natur omfattende, og andre gange fint med små undersøgelser i form af fx polls eller A/B testing. Få hjælp fra konsulenter eller gør det selv, hvilket ikke er svært, og husk på, at lidt er bedre end ingenting.  

Brug indsigterne til at sætte mål for udviklingsarbejdet og følg op på effekten via analytics og brugerundersøgelser og husk at kommunikere om jeres arbejde og resultater. 

Inspiration: 

Unode nr. 6Inkonsistent og uigennemtænkt informationsarkitektur 

Det er en af de tunge unoder. For det kræver en del at bygge og vedligeholde en effektiv informationsarkitektur (IA). Især hvis man ikke er med på præmissen om, at det er en tidkrævende omgang, hvis det skal gøres ordentligt. Og det er en udfordring at optimere IA i organisationer med mange ansatte og mange forskellige målgrupper måske fordelt på mange lande med forskellige kulturer. Det bliver for omfattende at komme ind på alle elementer her. Derfor blot lidt input til overvejelse: 

Mulige forbedringer

  • IA skal være konsistent, så brugerne ikke bliver forvirrede over forskellig navigation på forskellige sider. Det gælder både placering, design og indhold. Skeln mellem navigationslinks og indholdslinks. Test jeres struktur, så I kender brugernes eventuelle problemer hermed. 
  • Benyt brugerrejser i udviklingsarbejdet.  
  • Gør brug af analytics til at klarlægge uhensigtsmæssigheder.  
  • Er der ingen retningslinier for rækkefølgen/prioriteringen af navigationslinks i fx en venstremenu, så ranger det alfabetisk.  
  • De fleste er enige om, at IA i modtagerorienteringens navn bør være emne- eller opgavestruktureret fremfor at afspejle organisationens opbygning. 

Inspiration:  

Bliv hængende

Der er flere unoder på vej til dig, så bliv hængende og få råd til, hvordan du med relativt få og enkle greb kan optimere indholdet på intranettet.