Workflow til nye medarbejdere

Dansk Industri har samlet alle arbejdsprocesser ved nye ansættelser i et workflow på Sharepoint. Den nye medarbejder udfylder selv sine data og ønsker, og oplysningerne bliver automatisk registreret eller sendt videre til relevante medarbejdere

Nye medarbejdere i Dansk Industri føler sig velkomne. Når de møder på arbejde den første dag, er der blomster på skrivebordet, pc og mobiltelefon er klar, og hjemmearbejdspladsen er også oppe at køre. De har blot udfyldt en formular på en velkomstside, hvor de har valgt avis, mobiltelefon, internetadgang mv.

Bag formularen gemmer sig et Sharepoint workflow, som DI har udviklet efter en grundig analyse af arbejdsgangene, når en ny medarbejder bliver ansat.

Kunne ikke se behovet for automatisering

De første spæde skridt til workflowet startede for to år siden, da DI’s it-chef Frank Reves fik lyst til at afprøve Sharepoint som workflow platform. Han spurgte alle afdelinger i organisationen om de kunne have glæde af at få sat et arbejdsområde i system.  Ingen kunne umiddelbart se et behov, og han måtte selv komme med et forslag.

”Jeg var opmærksom på, at mange medarbejdere var involveret, når en ny medarbejder skulle ansættes,” fortæller Frank Reves, it-chef hos DI.

De involverede medarbejdere mente ikke, der var behov for at forbedre proceduren, når nye medarbejdere blev ansat. Det fungerede faktisk godt. De nye medarbejdere fik avis, mobil og hjemmearbejdsplads, som de skulle.

Stort potentiale for at spare tid

Alligevel gik it-afdelingen i gang med at analysere alle de aktiviteter, der gik i sving, når en ny medarbejder blev ansat.

”Næsten alle de involverede medarbejdere, som modtog en mail, havde en tjekliste, hvor de udfyldte de samme oplysninger. Der var en masse copy-paste, og meget af det var trivielt arbejde,” fortæller Frank Reves.

I en periode på 4-6 uger var et sted mellem 15 og 20 medarbejdere involveret, og de brugte i gennemsnit 25 timer, når en ny medarbejder blev ansat. Med 100 nye medarbejdere om året løb det op i 300 eller 320 arbejdsdage, som gik med at ansætte nye medarbejdere. Der var med andre ord et stort potentiale for at spare tid og samtidig gøre ansættelsen mere overskuelig for den nye medarbejder.

”Når en ny medarbejder havde underskrevet en ansættelseskontrakt, fik de en info-pakke på 37 sider. De havde forskellige formater og layout, og en del af det var blanketter, som medarbejderen skulle udfylde og aflevere for at få avis, mobiltelefon og computer,” siger han.

Virker overskueligt og enkelt

Sammen med firmaet Mondo gik it-afdelingen i gang med at designe et system, der kunne erstatte en del af arbejdsgangene.

”En ny medarbejder får således i dag en mail med et link, som fører hen til en overskuelig velkomstside,” forklarer Frank Reves.

Siden har en række faneblade, hvor medarbejderen udfylder sine data og afkrydser sine ønsker til personalegoder. Små web-guides hjælper undervejs, hvis der er behov for det.

På den anden side af systemet er der en opgaveliste med trafiksignaler. De røde opgaver er ikke udført, de gule er sat i gang, og de grønne er udført. På den måde er det hurtigt lige at tjekke om alt er på plads, inden den nye medarbejder starter.

”Vi har netop udnævnt en ansvarlig fra HR-afdelingen, som tjekker at alle lamper lyser grønt,” fortæller han.

Små skridt frem for en revolution

De samme medarbejdere er fortsat involveret, når en ny medarbejder skal ansættes, selvom opgaverne på sigt kan samles på en person.

”Der var en del skepsis i starten, så vi har ikke ønsket at skabe for store forandringer. I første runde har vi kun ønsket at eliminere listerne og de mails, der blev sendt rundt,” fortæller Frank Reves.

Samtidig har de også holdt de teknologiske ambitioner nede.

”Vores anden beslutning var: ”Keep it simple”. Vi har i første omgang ikke lavet tekniske integrationer til andre systemer som personalesystemet. Det var vigtigt for os, at det skulle virke, og at det skulle blive en succes,” fortæller han.

Både nye og eksisterende medarbejdere har taget godt imod det nye system, og de er ligefrem begyndt at efterspørge, at der er integration til andre systemer – og det er det næste skridt.