Opskriften på intranetsucces

Tivoli gør det rigtig godt på stort set alle intranetparametre, dels fordi de grundlæggende forudsætninger for succes er opfyldt, og dels fordi udviklingsarbejdet er gennemtænkt og konsekvent.

Der er fuld opbakning fra ledelsen til intranettet, og ejerskabet er delt mellem kommunikation, IT og HR i et samarbejde, der fungerer og skaber synligt positive resultater.

Intranetstrategien er formuleret og bliver eksekveret. Intranettet skaber forretningsmæssig værdi med modtagerorienteret indhold og stærke styringsværktøjer.

De bedste ingredienser

”Intranettet skal være mere end en kommunikationskanal. Det skal også være et arbejdsværksværktøj, der bidrager til at effektivisere vores organisation og øger gæstetilfredsheden,” siger Simon Verheij fra Tivoli. Det kommer ikke hen over natten. Der bliver hele tiden taget små og større skridt i den ønskede retning, og ambitionen er, at der skal være enkel styring og gennemskuelighed.

Det bedste ved Tivolis intranet ifølge Simon:

1. Havekalender for alle Havens scener og lokationer
2. Indrapportering af fejlmeldinger for Drift og IT
3. Business Intelligence (BI) integration
4. Tivoli i dag – opslag
5. Telefonlisten

BI integration og Havekalenderen er eksempler på værktøjer, der giver stor værdi for virksomheden. Begge bidrager til at skabe overblik og danne beslutningsgrundlag. Eksempelvis benytter ledelsen deres iPads på møderne til at få svar på dagens eller den seneste times omsætning, antal daglige ture pr. forlystelse og antal solgte billetter til Tivolis forestillinger.

Havekalenderen samler de mange, forskellige aktiviteter i Haven, på scenerne og i møde- og konferencefaciliteter og har forbedret planlægning og udførelse.

Et andet eksempel på effektiviseringer og færre fejl er automatisering af manuelle indtastninger. I restauranterne er fejlmarginen faldet med 56%, efter at boner bliver indtastet via intranettet. På serviceområdet er der også sket forbedringer. Tidligere henviste Billetcentret ofte gæsterne til Servicecentret. Nu klarer Billetcentrets ansatte meget selv, fordi de kan slå alt op på intranettet. Det sparer tid og øger gæsternes tilfredshed; konkret med 16%.

Mobilt intranet

I dag har relativt få danske virksomheder mobilt intranet, og endnu færre har mobilt intranet på SharePoint. Tivoli er en af sidstnævnte med en velfungerende mobil SharePoint-løsning, der gør det muligt for medarbejderne altid at kunne tilgå relevant information og besvare gæsternes spørgsmål på stedet. Da intranettet blev relanceret for et par år siden, blev der taget udgangspunkt i struktur og indhold tilpasset mobile enheder, og det mobile intranet blev en del af kravspecifikationen.

Alle fastansatte får udleveret en mobiltelefon, og sæsonmedarbejderne benytter deres egen. Alle har fri adgang til WiFi i hele Haven. 36% af brugerne logger på fra en Smart Phone.

Fremtidsudsigt

Det næste store intranetprojekt er et redskab til at professionalisere styringen af Årskortene. Derudover skal overskueligheden forbedres gennem optimering af webparts og forbedring af mobile visninger, hvor fx SharePoint lister ikke er velegnede. På den sociale side skal billeder på Instagram kunne lægges på intranettet, og med tiden kommer der sandsynligvis noget Yammer-agtigt.

IntraTeams undersøgelser

Tivoli stillede også op til IntranetPrisen 2013 og fik en andenplads. Her er resultatet for hhv. 2013 og 2014, hvor Tivoli i årets benchmarkundersøgelse scorede 74%.

IntraTeam ønsker Tivoli et stort til lykke med IntranetPrisen 2014.

Forløbet

Konkurrencen om IntranetPrisen er åben, og alle er derfor velkomne til at stille op.

Alle, der stiller op, besvarer vores benchmarkundersøgelse, som måler udnyttelsen i forhold til potentialet på den digitale arbejdsplads. De bedste går videre i konkurrencen, og deres medarbejdere udfylder en lynhurtig brugerundersøgelse. Herefter besøger vi den bedste kandidat og checker, om alt er som beskrevet.