Rigspolitiet vinder IntranetPrisen 2018
Igen i år var det to stærke intranet med hver deres respektive styrker, der endte i finalen om IntranetPrisen. Rigspolitiet trak det lange strå i forhold til Kræftens Bekæmpelse, fordi resultaterne af såvel benchmark- som brugerundersøgelsen gav førstnævnte et utvetydigt forspring.
Fællesnævnerne for de to finalister er, at begges intranet blev lanceret i 2017, begge kender værdien af brugerorientering og -inddragelse, og begge er bygget på Wizdom. Med en score på henholdsvis 52% og 46% i IntraTeams benchmarkundersøgelser scorer de to intranet langt over gennemsnittet på 22%. Rigspolitiet udmærker sig ved at have rigtig godt styr på navigation, søgning og analytics; elementer som alle bliver prioriteret og vægtet højt i benchmarken. Det er til gengæld endnu ikke helt så moderne som Kræftens Bekæmpelses intranet, der ligger i skyen med mobil adgang, og som benytter sig mere af interne sociale medier.
Om vinderen: POLintra
Det er tydeligt, at ledelsen hos Rigspolitiet bakker helt og fuldt op om intranettet, som skal understøtte det daglige arbejde og den strategiske retning samt bidrage til videndeling. Deres første prioritet er, at intranettet fungerer som én fælles kommunikationsplatform for hele politiet og et effektivt værktøj til både individuelt arbejde og samarbejde. Der er dialogfora i samarbejdsrum, men det sociale kommer i anden række i forhold til at få det faglige indhold på plads. Det skal være nemt og hurtigt at finde relevant og opdateret information, hvilket er underbygget af en ambitiøs strategi og komplet governance.
Opgaven er særligt kompleks hos politiet på grund af mange it-sikkerhedsrestriktioner – pc’ere og servere må fx ikke tilgå internettet. Derfor et det vigtigt med et stærkt team. i kernegruppen er der derfor forretningsforståelse, kommunikationskompetencer, SharePoint-kundskaber, it-viden og et fælles fokus på fremdrift og eksekvering. Det bliver understøttet af et forgrenet redaktørnetværk i alle politikredse og en stærk styregruppe.
Intranetansvarlig Cecilie Rask er gået til implementeringsopgaven med krum hals og forståelse for, at det kræver et langt, sejt træk at levere et intranet til 15.000 medarbejdere fordelt på 14 politikredse:
”Et intranet er et organisk værktøj, der løbende skal udvikle sig, så det understøtter forretningens behov. Jeg prioriterer at komme rundt i landet og besøge de forskellige politikredse jævnligt. Spotter jeg via fx søgerapporter eller brugerundersøgelser, at noget halter, er det vigtigt for mig at finde ud af, hvad problemet egentlig er, og hvordan vi hurtigt får det løst”, siger Cecilie.
Opbygning
Det står klart, at der er tænkt over og løbende bliver arbejdet med optimering af navigation og indhold på intranettet.
I politiet er der både nationale og lokale retningslinjer, der kan variere fra kreds til kreds. Derfor er nøglen på POLintra en opsætning, der sikrer, at den enkelte medarbejder altid ser det mest relevante indhold. Alle sider viser dels fælles indhold og dels indhold, der er målrettet medarbejdere fra den enkelte politikreds eller forretningsområde. Det er også muligt at se indhold fra andre politikredse, hvilket er relevant, idet en betjent ofte er udlånt til en anden kreds fx til grænsekontrol, bandekrig eller specifikke projekter.
Tværgående og kredsspecifikke samarbejdsrum bliver i stigende grad benyttet; nogle er åbne for alle og andre for udvalgte personer eller grupper. En meget benyttet side er ”Kriminalteknik” med blandt andet vejledninger, action cards og instruktionsvideoer. Det kan omhandle bestilling af dna-prøve eller sikring af et spor.
Med Cecilies ord er der ”fantastiske termbanker på intranettet”. Som en del af projektet er der implementeret syv nye fælles dokumenttyper, der afløser mere end 50 tidligere dokumenttyper. Alle dokumenter og sider tagges bl.a. med dokumenttype og emner. Det sikrer både en god søgning, men giver også mulighed for at vise indhold i andre end traditionelle strukturer.
Sådan scorede de to finalister i IntraTeams benchmarkundersøgelse:
Brugerundersøgelsen blev gennemført med assistance fra og tak til Intra2. Her vinder Rigspolitiet med et forspring på 6%. Brugerundersøgelsen har givet begge organisationer gode input til forbedringer.
IntraTeam ønsker Rigspolitiet stort tillykke med IntranetPrisen 2018.
Forløbet
Konkurrencen om IntranetPrisen er åben, og alle er derfor velkomne til at stille op.
De tilmeldte besvarer vores benchmarkundersøgelse, som måler udnyttelsen i forhold til potentialet på den intranettet/digitale arbejdsplads. De bedste går videre i konkurrencen, og deres medarbejdere udfylder en lynhurtig brugerundersøgelse. Herefter besøger vi den bedste og følger op på, om alt er som beskrevet.
Tidligere års vindere af IntranetPrisen:
2017: FOA
2016: Realdania
2015: Udenrigsministeriet
2014: Tivoli
2013: Grontmij
2012: Hjørring Kommune
2011: Danske Bank
2010: Chr. Hansen
2009: Udenrigsministeriet
2008: Novo Nordisk
2007: SimCorp
2006: TDC
2005: Jyske Bank