HomeNyhederUnoder på intranettet
Unoder på intranettet nyhedsbrev-min (1) den her

Unoder på intranettet

Af Anette Wittenberg, IntraTeam.

Fællesnævneren for unoder på intranettet er tilstedeværelsen af ”afsenderorientering” frem for ”modtagerorientering”. Afsenderorientering er stadig udbredt på mange intranet. Overordnet kan det vidne om lunken ledelsesopbakning til intranettet og dermed knappe ressourcer, men forklaringen kan også ligge hos de indholdsansvarlige.

Uanset grunden har den manglende modtagerorientering forskellige uhensigtsmæssige konsekvenser. Et eksempel er ringe kendskab til vigtigheden af at sætte brugeren i fokus. Et andet er fraværet af opgavens prioritet, hvilket kommer til udtryk gennem fx intet redaktørnetværk, ingen adgang til træning, kurser og netværk eller indholdsleverandører, som fokuserer på andre og mere presserende eller spændende arbejdsopgaver.

Heldigvis er flere frugter lavthængende, og intranetorganisationen eller -personen kan med relativt få og enkle tiltag mærkbart forbedre brugeroplevelsen på intranettet og bidrage til effektiv opgaveløsning.

Det er tilstræbt at gøre rådene praktisk anvendelige og fungere som en hurtig checkliste. Værdien og effekten af rådene vil naturligvis variere afhængig af hver enkelt organisations niveau og ambitioner. Det sagt, har de fleste nok ikke ren samvittighed over hele linien.

Du får i denne artikel løbende råd til, hvordan du med relativt få og enkle greb kan optimere indholdet på intranettet.

Unode nr. 1: PDF’ere på intranettet er det nemmeste

Kort sagt hører langt størstedelen af PDF’ere kun hjemme på et intranet, hvis nogen skal printe dem. Formatet er ikke egnet til webben og slet ikke på mobilen.

Mulige forbedringer: Få et overblik over alle PDF’erne på intranettet. Fjern irrelevante og behold kun de nødvendige af hensyn til print og eventuelt særlige formål. Overfør PDF-indholdet til en webside eller flere afhængig af mængden. Overvej samme øvelse i forhold til andre dokumenttyper som fx Word og PowerPoint.

Inspiration:

Unode nr. 2: “Velkommen til…” 

Det er en venlig gestus, men er det egentlig nødvendigt at byde brugerne velkommen overalt på et nyt intranet? Det giver i hvert fald næppe mening stadig at byde velkommen tre år – eller flere – efter lancering. ”Velkommen til” er ofte efterfulgt af en lang og afsenderorienteret tekst. Det er unødvendigt og optager plads, der kunne være bedre anvendt.

På flere intranetsider kan der i samme boldgade ligge ældre og uprioriteret indhold øverst, som med fordel kan erstattes af målrettet information og via links give hurtig adgang til værdifuld og relevant information. Det kan derfor være en nyttig øvelse at luge ud på intranetsiderne for overflødigt eller direkte misvisende fyld.

Mulige forbedringer: Slet velkommen-teksterne og andre af samme art og erstat med konkret indhold af værdi for brugerne. Overvej i samme ombæring, om unødvendige velkomstbilleder og grafik tilføjer egentlig værdi.

Erstat lange, generelle og statiske tekster med information og links af reel værdi og placer dem øverst på siden. Undgå at sende brugerne på skattejagt (medmindre det er en konkurrence) og lad ikke brugerne scrolle ned efter indhold, de ofte skal tilgå.

Unode nr. 3: Sløsede linktekster 

Der er flere af slagsen, men den overordnede misere er linktekster uden fært. Dem er der – stadig – mange af rundt omkring. Er ”klik her”, ”læs mere”, ”pdf nr. 3637717, version 7” udryddet på jeres intranet? Arbejder I med at navngive jeres links, så brugerne ved, hvad de får, når de klikker? Ordlyden af links er ultra-vigtig men ofte ikke genstand for den opmærksomhed, som de kræver og fortjener. 

Er links placeret, så de fremhæver og ikke forstyrrer i teksten? Er der for mange links i vilkårlig (u)orden, så det bliver for forvirrende? 

Er links ensartede ift. både tekst og design, og skifter de farve efter klik?  

Checker I regelmæssigt for døde links? 

Mulige forbedringer: Udarbejd en link-politik for tekst og design og sørg for, at den bliver efterlevet. Find inspiration i forhold til at benytte ord, der afgiver fært i søgestatistikker: 

  • Hvilke ord søger brugerne på?  
  • Via tracking af navigationsmønstre – er der særligt populære sider eller typiske exit-sider? 
  • Hvilke ord bruges i daglig tale – er interne begreber og udtryk en fast del af brugernes ordbrug? 

Inspiration:  

Unode nr. 4: Intranetforsiden er dækket til med nyheder

Er intranetforsiden en avis fuld af nyheder, som ingen læser? Nyheder er uden tvivl vigtige på et intranet men sikr jer, at de bliver læst og berettiger den høje eksponering. Juster ellers på placering, mængde, indhold og målretning. Ofte optager – i brugernes øjne – overflødige nyheder forsideplads, som kunne være bedre anvendt til nem og hurtig adgang til fx at skabe overblik over fagområde, følge statusmeldinger og/eller til at udføre arbejdsopgaver. Eller de vil hellere have deres Yammer-feed end nyheder.

Mulige forbedringer: Prioriter forsideindholdet baseret på jeres intranetstrategi,  governance og brugernes behov – og ikke på, om kommunikation eller IT er intranetansvarlige –  og udarbejd en forsidepolitik.

Inspiration:

Unode nr. 5: Ingen brugerkontakt 

”Vi bygger et nyt intranet uden at involvere brugerne, for dem kender vi”. Det er ikke godt nok kun at lukke udvalgte afdelingsrepræsentanter på tværs af organisationen inde i et mødelokale i tre dage og lade dem afgøre menustruktur og indhold. Brugerinvolvering er essentielt for intranettets succes. Det angår både drift og udvikling.  

Mange involverer i dag brugerne i opstartsfasen af et nyt intranet eller ved udvalgte relanceringer og nyt indhold. Nogle gennemfører brugertests i forløbet, og nogle fortsætter hermed efter ibrugtagning. Men mange får det ikke gjort regelmæssigt.  

Mulige forbedringer: Lær jeres brugere at kende:  

Følg dem på deres arbejdsdag. Gennemfør interviews. Etabler et brugerpanel. Muliggør feedback overalt på intranettet. Deltag på afdelingsmøder og introduktionsforløb. Afhold ”intranet-cafe” el. lign. off– eller online.  

Benyt jer af brugerundersøgelser – test, test og test igen; nogle gange i sagens natur omfattende, og andre gange fint med små undersøgelser i form af fx polls eller A/B testing. Få hjælp fra konsulenter eller gør det selv, hvilket ikke er svært, og husk på, at lidt er bedre end ingenting.  

Brug indsigterne til at sætte mål for udviklingsarbejdet og følg op på effekten via analytics og brugerundersøgelser og husk at kommunikere om jeres arbejde og resultater. 

Inspiration: 

Unode nr. 6: Inkonsistent og uigennemtænkt informationsarkitektur 

Det er en af de tunge unoder. For det kræver en del at bygge og vedligeholde en effektiv informationsarkitektur (IA). Især hvis man ikke er med på præmissen om, at det er en tidkrævende omgang, hvis det skal gøres ordentligt. Og det er en udfordring at optimere IA i organisationer med mange ansatte og mange forskellige målgrupper måske fordelt på mange lande med forskellige kulturer. Det bliver for omfattende at komme ind på alle elementer her. Derfor blot lidt input til overvejelse: 

Mulige forbedringer

  • IA skal være konsistent, så brugerne ikke bliver forvirrede over forskellig navigation på forskellige sider. Det gælder både placering, design og indhold. Skeln mellem navigationslinks og indholdslinks. Test jeres struktur, så I kender brugernes eventuelle problemer hermed. 
  • Benyt brugerrejser i udviklingsarbejdet.  
  • Gør brug af analytics til at klarlægge uhensigtsmæssigheder.  
  • Er der ingen retningslinier for rækkefølgen/prioriteringen af navigationslinks i fx en venstremenu, så ranger det alfabetisk.  
  • De fleste er enige om, at IA i modtagerorienteringens navn bør være emne- eller opgavestruktureret fremfor at afspejle organisationens opbygning. 

Inspiration:  

Unode nr. 7: Fuldkommen findbarhed gennem optimal søgefunktion

Hvem har det? Svaret er meget få. Ligesom intranet informationsarkitektur (Se Unode nr.6) er det en af de heftige unoder. For det er kompliceret at sikre, at alle hurtigt finder den information, de søger efter; naturligvis i overensstemmelse med governance for relevant og opdateret indhold.  

Hvordan kommer vi fra effektivt spild af folks tid til det modsatte? Det kommer garanteret ikke af sig selv men forudsætter ressourcer og tålmodighed. 

Mulige forbedringer 

  • Kend brugernes udfordringer med søgning. Anvend brugerundersøgelser og find nogle af svarene via analytics.  
  • Hjælp brugerne i forhold til at forstå søgesideopsætningen og brugen af søgetermer  
  • Lokaliser de mest populære søgninger og placer dem øverst i listen over søgeresultater. Også kaldet guldkorn og best bets
  • Indsæt en spørgeformular fx ”Fandt du, hvad du søgte efter?” ”Er du tilfreds med søgefunktionen?” 
  • Der er meget mere at gøre. Kig eventuelt indenfor i IntraTeams netværksgruppe om søgning og bliv klogere på området og/eller deltag den 11. marts på IntraTeam Event Online 2021 

Inspiration: 

Unode nr. 8: Tudsegammelt indhold

Mangelfuld opdatering af forældet indhold på intranettet er heldigvis blevet stadigt forbedret gennem tiden, dels fordi det er selvindlysende, at indholdet skal være opdateret, og dels fordi leverandørerne af CMS-systemer har introduceret nyttige funktioner ift. at sikre aktuelt og relevant indhold. Men der er stadig huller i osten. 

Mulige forbedringer 

  • Benyt CMS-systemernes indbyggede funktioner som fx: Udløbsdato, side- og indholdsansvarlige, senest redigeret af. Eller lav jeres egen model. 
  • Indfør en fast tilbagevendende ”oprydningsdag” for side- og indholdsansvarlige 
  • Benyt analytics til kontrol 
  • Hav feedback-mulighed overalt på intranettet 
  • Etabler tydelige retningslinier for sikring af opdateret indhold 

Inspiration:

Unode nr. 9: Spredt indhold

Brugerne skal lede efter relateret indhold flere steder. Indholdet er bestemt af afsenderen, og der bliver ikke fulgt op på, om det er findbart og nyttigt for modtagere. Der er ikke inkluderet information fra andre sider eller dokumenter, og der er ikke tænkt i at tilføje relevante links med adgang til relateret information. Det forekommer måske banalt, men realiteten er, at der er et pænt potentiale for forbedringer rundt omkring. 

Mulige forbedringer 

Overvej, hvor det giver mening at samle indhold, så brugerne ikke skal tænke over og bruge tid på at lede rundt omkring og sammenstykke information. Det kan fx være relateret til rejser, kurser, risikominimering, ”min side”, ny medarbejder, osv. Pointen er, at det ofte er et overset forbedringsområde, så gennemgå de mest populære indholdssider og drøft i redaktionsgruppen, hvordan det kan gøres mere brugervenligt og -nyttigt. 

Inspiration

Unode nr. 10: Indholdstekster er svære at forstå 

Svært forståelige tekster er et område, der er blevet kontinuerligt forbedret over årene. Men der er stadig virksomheder, som ser et behov for at forbedre deres tekster på intranettet, og det fremgår tydeligt, at det reelt har en positiv effekt, når der er gjort en indsats her. 

Mulige forbedringer 

Tilbyd de indholdsansvarlige hjælp i form af træning og uddannelse. Er der ikke budget til eksterne kræfter, er der muligvis intern assistance, der kan træde til. 

Inspiration

Unode nr. 11: Målgruppen er: ALLE 

“Målgruppen for vores intranet er alle ansatte, for alle skal kunne se alt”. Tja, det er der vel ikke noget i vejen for? Nej, ikke hvis alt er lige relevant for alle og nemt at finde. Men det er ikke kun i store, komplekse og internationale organisationer, at det giver mening at arbejde med personalisering og customisering. I langt de fleste tilfælde er det forudsætningen for et gennemført brugerfokus. I samspil med målgrupper og personas er personalisering og customisering væsentlige elementer for en tilfredsstillende brugeroplevelse. 

Personalisering bør i de fleste tilfælde være første prioritet og består i at målrette indhold baseret på geografi, organisatorisk enhed og jobrolle kombineret med viden om de specifikke målgrupper og personas samt projekter og samarbejdsplatforme. Pas på med overdreven personalisering – det kan ende med at blive for komplekst og desorienteret. 

Customisering, hvor brugerne selv sammensætter deres brugeroplevelse, lyder forjættende og kan også tilføre høj værdi. Men vær opmærksom på, at undersøgelser og IntraTeams erfaringer viser, at der skal en seriøs indsats til i form af introduktion og nudging. Det er sjældent, at brugerne på eget initiativ foretager omfattende personlig tilpasning, men det fungerer selvfølgelig fint i forhold til at benytte fx genveje og abonnering. 

En målgruppeanalyse er i det hele taget rigtig god at foretage. Nogle vælger på baggrund af en sådan analyse fx at “nøjes med” mobil adgang eller en app til de fem vigtigste indholdstyper. 

Inspiration 

Og vi slutter med en tør kommentar: Citat fra James Robertson, Step Two: “And in response to a question: yes, you do have to get Active Directory right first” 

Unode nr. 12: Et formålsløst intranet 

Der er siden intranettes oprindelse sagt og skrevet meget om betydningen af intranetstrategi og governance og med god grund, for disciplinerne har generelt set ikke været genstand for samme professionelle tilgang, som er tilfældet for andre projekter og systemer. Der har trods den magre indsats været en stadig fremgang, og flere organisationer tilgår i dag opgaven med berettiget seriøsitet, efterhånden som det bliver dokumenteret, at der ligger en valid business case for intranettet (portalen, den digitale arbejdsplads, digital employee experience o.lign.). 

Men med ovennævnte unoder in mente kunne det stadig gøre god gavn at definere en strategi, der ligger i tråd med forretningsstrategien og øvrige relaterede strategier og politikker. Der er stadig behov for at definere formål for de forskellige områder og deres indbyrdes prioritering, og der er stadig behov for og potentiale i at arbejde med målsætninger og opfølgning. 

Det samme gælder governance i forhold til alle relevante områder. Jeg nøjes her med at nævne informationsarkitektur, søgning og et vedvarende fokus på opdateret, relevant og brugerfokuseret indhold. Et andet governanceområde er en struktureret og kompetent intranet-organisation med ledelsesmandat og ægte ledelsesinteresse. 

Inspiration

Intranetstrategi: 

Intranet governance: 

Unode nr. 13: Intranettet er den største unode i sig selv!  

Intranettet er i den grad passé og bliver heldigvis snart afløst af apps, chatbots, XR, VR, AI eller alt muligt andet. Jamen, det er sikkert og vist. Hvor længe vil vi og frustrerede brugere vente? Hvilke andre udfordringer byder de nye værktøjer eventuelt på? Har virksomheden fx i forvejen ikke tradition for at fokusere på at optimere søgning, bliver det svært at udvikle en smart chatbot. 

Anbefaling: Hvis du mener, at det varer en rum tid, inden miraklerne ved kunstig intelligens for alvor manifesterer sig, overvej da at benytte ventetiden på at optimere virksomhedens intranet og dermed de ansattes effektivitet. Selv små indsatser og ændringer kan gøre en stor forskel, og måske kan de her skitserede unoder give lidt inspiration.