Trin 4: Sådan grovsorterer du opgaverne til dit intranet

Når du har fundet alle dine målgruppers behov i relation til intranettet, skal du have grovsorteret listen, så dine kolleger kan overskue den.

Når du har fundet bruttolisten med målgruppernes behov og ønsker til indholdselementer og funktioner til dit nye intranet, skal du have den reduceret til noget, som dine kolleger kan overskue, hvilket er 50-150 indholdselementer og funktioner.

Vi skal i et senere trin i processen have medarbejderne til at prioritere indholdselementerne og funktionerne, og det skal derfor reduceres til noget, de kan forholde sig til.

Brug regneark

Med brug af regneark som nedenfor, kan du filtrere hver kolonne, så du let kan finde al indhold fra f.eks. HR eller Peter nedenfor. Du kan også sortere den, så du kan få dubletterne til at stå for sig.

Nu skal du gøre, som Steve Jobs sagde: ”Just get rid of the crappy stuff and focus on the good stuff.”

Brands og produkter

Selvom nogen i dit firma elsker deres brands, produkter og ydelser, så sletter dem fra listen og erstatter dem med deres fællesterm: brands, produkter og ydelser.

Internt sprog

For at en ny medarbejder også kan bruge intranettet, skal al intern jargon væk. Containerhaver afløses af genbrugsplads, så alle ved, hvad vi taler om.

Ingen demografi

Du fjerner de enkelte lokationer, afdelinger og forretningsenheder og erstatter disse med en overordnet term som f.eks. ”Organisationen”.

Formater

Du skal fokusere på indholdselementer og funktioner og ikke formater. Derfor er PDF-ere, video, Word- og Excelfiler ikke noget, der skal stå i din nettoliste.

For højt og for lavt i navigationen

De indholdselementer, som du skal have med i nettolisten, må ikke være for højt i navigationen, da dine kolleger skal finde de overordnede termer, når de har prioriteret indholdselementerne. For højt i navigationen er f.eks. HR, IT og medarbejdere.

Omvendt må de heller ikke være for lavt i navigationen, som manual for produkt X eller fædreorlov.

Dubletter

Telefonbog, Find medarbejder og Blue book kan være dubletter for det samme, så her vælger du den mest gængse i jeres organisation.

Forkortelser

Hvert firma sine forkortelser, men de skal væk, så den nye medarbejder også forstår navigationen. Erstat dem med fulde beskrivelser.

Undgå verber

Du skal så vidt muligt undgå verber i dine menupunkter. En undtagelse kan være ”Find medarbejder”. ”Planlæg fravær” kan let blot hedde ”Fravær”.

Undgå gentagelser

Du skal helst undgå gentagelser af ord i menuen og maksimalt have fire af dem. Eks. Firmaets fakta, Firmaets organisationsplan, Firmaets historie, Firmaets…. (udskift ”Firma” med navnet på dit firma eller organisation)

Komplet

Det kan ikke nævnes for tit, at det er meget vigtigt at få indholdselementer og funktioner fra ALLE afdelinger, lokationer, forretningsenheder, indflydelsesrige medarbejdere, ledere og brokhoveder.

Hvis du mangler en afdeling eller vigtig person, kan du risikere at skulle køre hele processen om for at få dennes indholdselementer og funktioner med i prioriteringen.

En ad gangen

Opsplit indholdselementer som ”Salgsmateriale og –værktøjer” i hhv. Salgsmateriale og salgsværktøjer, da de skal prioriteres hver for sig. Samme gælder for ”Nyheder og kalender”.

Korte menulabels

Gør menulabels så korte som muligt og hold dem under 7 ord og 55 tegn.

Undtagelser

Som alle andre gode regler ingen undtagelser. Du kan være udsat for enkelte med mange striber på skulderen eller stor indflydelse, som insisterer på, at få deres produkt eller mærkelige term som f.eks. Blue Book med på listen.

Skulle du være i denne ikke så sjældne situation, tager du termen med og konstaterer efter prioriteringen, at han/hun er den eneste, der har prioriteret det. Herefter burde det være ligetil at fjerne termen og bruge en beskrivelse for indholdselementet eller funktionen, som alle forstår.

Du skal nu stå med en liste på 50-150 indholdselementer og funktioner til dit nye intranet.

Næste trin

Trin 5: Prioritering af opgaverne til dit nye intranet eller digitale arbejdsplads

Alle trin

Mere om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Skal vi hjælpe dig med en holdbar menustruktur på dit intranet?

Flere artikler om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Jeg hører meget gerne dine kommentarer til denne artikel enten som en kommentar for neden eller en mail direkte til mig på Kurt@IntraTeam.dk

Har du spørgsmål?

Ring eller send os en mail