Trin 5: Prioritering af opgaverne til dit nye intranet eller digitale arbejdsplads

Når du har grovsorteret dine målgruppers indholdselementer og funktioner til det nye intranet og har en overskuelig liste, er næste step at få dine kolleger til at prioritere opgaverne. Målet er at finde de vigtigste opgaver og bruge ressourcerne på dem.

Når indholdselementerne og funktionerne til dit nye intranet eller din digitale arbejdsplads er grovsorteret, står du med en liste med 50-150 indholdselementer og funktioner.

Prioritering

Nu skal du have dine målgrupper til at prioritere disse indholdselementer og funktioner til det nye intranet.

Find de fem vigtigste

Princippet er, at du beder dine kolleger om at prioritere de fem opgaver, som er vigtigst for dem. De skal give den vigtigste opgave fem points. Den næstvigtigste skal have fire points osv. På den måde får du en prioriteret liste.

Løse kort

Ved indsamling af informationerne kan du benytte kort. Giv medarbejderen 50-150 kort, hver med et indholdselement eller funktion til det nye intranet.

En A4 side

Du kan også skrive de 50-150 indholdselementer og funktioner på én A4 side og bede kollegerne om at skrive 5, 4, 3, 2 og 1 point på de vigtigste.

Det er meget vigtigt, når du bruger kort eller A4 side, at du får forklaret kollegerne, at der skal gives fem point til det vigtigste og ikke ét.

Elektronisk spørgeskema

Vi bruger et elektronisk spørgeskema, hvor medarbejderne kun kan vælge én førsteprioritet og én andenprioritet og så fremdeles, ned til femte prioritet.

Lad intranetteamet gætte

Det er en sjov øvelse at få intranetteamet til at gætte på, hvad de tror, er det vigtigste. Det er vores erfaring, at de ikke kan gætte det, men omvendt godt kan forstå resultatet, når de ser det.

Hvor mange skal prioritere?

Det er altid et godt spørgsmål, hvor mange der skal prioritere. Jo flere, der er involveret, desto flere føler, at de har haft indflydelse på det nye intranet. Resultatet bliver sjældent ret meget anderledes, hvis man er ude over 100, men der er også en politisk overvejelse her. I skal have så mange, at andre føler, at det er tilstrækkeligt til, at de har tillid til resultatet.

Hvis øvelsen er elektronisk, er efterbehandlingen den samme, uanset hvor mange der svarer. Medarbejderne har svaret via en mail, så deres tidsforbrug har været minimalt. Men der kan være en kort- eller A4 besvarelse fra en del af medarbejderne, som ikke p.t. har intranetadgang.

Vi ønskede at lave øvelsen blandt butiksansatte, men det ville ledelsen ikke tillade, da de skulle sidde med en papirløsning, og det ville tage omkring ½ time at gennemføre. Så den slags udfordringer findes også.

Opsamling

Det er vigtigt, at du på den enkelte besvarelse har navn, målgruppe, lokation, afdeling og ved, om de har ledelsesansvar.

Den meget mærkelige term

Navnene på hvem, der har svaret hvad, skal du bruge til at overbevise den meget indflydelsesrige kollega eller chef om, at netop hans projekt, afdeling eller mærkelige term ikke blev prioriteret af andre end ham selv. Det er vigtigt at gemme informationen, da de af erfaring altid kommer tilbage flere måneder efter og ønsker deres termer ind i menuen.

Vægtning af målgrupper

Informationerne om målgrupper skal du bruge, så du sikrer dig, at vægtningen af pointene passer til målgrupperne. Har du f.eks. 40 % i din største målgruppe, så skal du også have 40 % besvarelser fra denne målgruppe og så fremdeles.

Ledelsesansvar

Om medarbejderen har ledelsesansvar eller ej, er interessant i forhold til, om prioriteringerne af opgaverne varierer for ledere og andre menige medarbejdere. I en kommune, hvor vi lavede denne øvelse, var budgetter og regnskaber kun interessante for ledelsen, hvorimod kalenderen (med fælles aktiviteter som kaffe med de andre dagplejere) havde stor interesse for alle uden for rådhuset. Ellers var der ret god enighed om resten.

Stor enighed

De 10 vigtigste indholdselementer og funktioner får normalt 50-65 % af de tildelte prioriteringspoint. De 70 % af indholdselementerne og funktionerne, der får færrest point, har sjældent samlet over tre procent% af pointene. Cremen flyder til toppen, hvilket også er formålet med denne øvelse.

Næste trin

Alle trin

Mere om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Skal vi hjælpe dig med en holdbar menustruktur på dit intranet?

Flere artikler om relancering af intranet eller den digitale arbejdsplads

Jeg hører meget gerne dine kommentarer til denne artikel enten som en kommentar for neden eller en mail direkte til mig på Kurt@IntraTeam.dk

Har du spørgsmål?

Ring eller send os en mail

Bliv en del af vores online community