VELUX vinder IntraTeamPrisen 2021

Anette Wittenberg, IntraTeam

Superlativerne står i kø til beskrivelsen af dette års vinder af IntraTeamPrisen. VELUX One er ubestridt et af Danmarks bedste intranet. På få år er det lykkedes holdet bag at skabe et forbilledligt produkt.


Et stærkt makkerpar med en tung IT- og kommunikationsbagage suppleret med en lang karriere i intranetsfæren udgør en boblende cocktail. Adspurgt om de tre vigtigste ingredienser i opskriften på intranetsucces fremhæver Helle Helgren og Christian Skjæran fra Strategic Change and Communication:

– Et decentralt udgangspunkt, og dermed et lokalt ejerskab, er en grundlæggende præmis i en global organisation. Via et stærkt og engageret redaktørnetværk blev fundamentet lagt for et brugernært intranet.

– Topledelsens opbakning er alfa og omega. “Ledelsen bakker 100% op og er selv aktive brugere af VELUX One og Yammer”, siger Helle.

– En agil tilgang sikrer hurtighed og fleksibilitet. ”Agilitet har for os været den perfekte arbejdsform. Det har ledt til en solid intranetforankring og harmoni i forhold til forretningens krav”, siger Christian.

Flere succeskriterier
I samarbejde med enkelte nøglepersoner og redaktørnetværket er der halvanden fuldtidsansat og to studentermedhjælpere på opgaven. Det er vigtigt, at de involverede dækker kompetencer bredt, at de er tilgængelige og kan være både tekniske og kommunikative sparringspartnere.

Med en vedvarende strøm af andre agendaer og projekter i organisationen er det en stadig udfordring at fastholde prioritering og momentum i forhold til intranettet. ” Det gælder om konstant at have opdateret indhold, og det kommer ikke af sig selv, så vi gør meget for at holde indholdsleverandørerne til ilden og vise værdien for organisationen.”, siger Helle.

VELUX og Microsoft 365
VELUX var blandt de modige allerførste til at gå plain vanilla – her i betydningen en platform uden overbygning – på en Microsoft 365 ikke helt færdig løsning. Det har de ikke fortrudt og står i dag med en god og dynamisk, teknisk platform. Intranettet fremstår intuitivt og brugervenligt og rummer meget mere end nyheder. Strukturen er baseret på hubs for hvert forretningsområde, og de fungerer som hovedside med forbindelser til associerede sider.

Ansatte hos VELUX har længe været blandt de allermest Yammer-aktive i Danmark med over 8.000 brugere og 1.000 grupper i både faglige og sociale fora. De er også pionerer udi ”Yammer i produktionen”, som indtil videre viser gode takter og bliver flittigt benyttet af de produktionsansatte.

Redaktørnetværket: Community Managers Network
Netværket blev dannet i 2015 og består af ca. 150 deltagere med forskellige roller og arbejdsmængde. De intranetansvarlige fik fra begyndelsen mandat til at udpege relevante personer til opgaven, og det er belevent lykkedes at rekruttere og udvikle en velfungerende og uundværlig organisation bestående af engagerede indholdsleverandører, som også benytter netværket til anden sparring end ”bare” intranet.

Der er tre netværksroller: Community Managers, Editors og Ambassadors. Arbejdsmængden udgør 5-10% af et fuldtidsjob. På intranettet har de eget VELUX One Community.

Opbygningen i form af hubs er helt centralt for intranettet, og Hub Editorial Boards understøtter ambitionen om målrettet, relevant og opdateret indhold. Hver hub har en Hub Chief Editor.

VELUX One og den nære fremtid
Med den højeste validerede score nogensinde i IntraTeams intranet benchmark og en generelt set positiv brugerundersøgelse vokser trods alt ikke alle træer ind i intranethimmelen. Der er plads til forbedringer inden for søgning, og et specifikt projekt er planlagt til gennemførelse i år. Der er behov for bedre brug af HR-data i indsatsen for at optimere personalisering og customisering og dermed målrette indhold. Informationsarkitekturen skal også allerede ses efter i sømmene igen efter en nyligt overstået indgribende organisationsændring.

VELUX One og Covid-19
Vi kommer heller ikke her udenom at nævne pandemien. Kort sagt har VELUX One for alvor bevist sit værd i den nuværende situation, og forståelsen for nytteværdien af intranettet og den digitale arbejdsplads er i den grad modnet. Brugen af Teams giver sig selv, men der er også stigende interesse for webinarer. I den sammenhæng er der også en cadeau til det prisvindende adoption-program ”GET IT” med Frederik Zebitz som bannerfører.

Til baggrund for bedømmelsen ligger IntraTeams benchmarkmodel. Besvarelsen bliver verificeret af IntraTeam i en halvdagssession, og derefter bliver brugerne i en elektronisk spørgeundersøgelse bedt om at vurdere kvaliteten af deres intranet og digitale arbejdsplads.

I benchmarkundersøgelsen lander VELUX på 71%. Den højest validerede benchmarkscore til dato og langt over gennemsnittet på 23%:

Et resultat på 69% i brugerundersøgelsen vidner om gennemarbejdet og brugerfokuseret indhold.

IntraTeam ønsker VELUX et stort tillykke med IntraTeamPrisen 2021.

 

Med et online-medlemskab kan interesserede den 3. maj opleve vinderens intranet og høre nærmere om alle detaljerne og selvfølgelig få en rundvisning på VELUX One.

Forløbet

Konkurrencen om IntraTeamPrisen er åben for alle, der ønsker at stille op.

De tilmeldte besvarer vores benchmarkundersøgelse, som måler udnyttelsen i forhold til potentialet på intranettet/den digitale arbejdsplads. På baggrund heraf udvælger vi de intranet, som går videre til en grundig gennemgang og en lynhurtig brugerundersøgelse.

 

Tidligere års vindere af IntraTeamPrisen